Вопрос касательно журнала учета и ведения ТК и вкладышей

nastyaavdonina | 06.10.2017 07:57
Аватар пользователя nastyaavdonina

Здравствуйте коллеги!

У меня вопрос следующего характера.

У нас организация, которая находится в г. Санкт-Петербург.

Часть сотрудников, работает в Москве , у них договор о дистанционной работе, но с внесением записи в Трудовую Книжку.

Данные трудовые книжки хранятся у нас в Санкт-Петербурге, и соответсвенно вносятся в журнал ведения и учета ТК.

Руководителем организации было принято решение создать в Москве обособленное подразделение компании, в связи с чем, также было принято решение переслать трудовые книжки московских сотрудников в Москву (по акту , разумеется)

2 вопроса:

1) учитывая что у меня в журнале внесены данные ТК, а по факту они находятся в Москве, что мне делать с записью в журнале касательно них? нужно ли составлять какой-то документ, согласно которому данные ТК в Москве? не понимаю что с этим делать( ведь если придет проверка, увидят что эти ТК внесены в журнал,а по факту их нет, как быть?

2) что делать с остальными новыми пришедшими сотрудниками? новый журнал будет в обособленном подразделении? или мне нужно продолжать вести свой журнал?

Буду благодарна,если кто-нибудь даст комментарии касательно данного вопроса.

Форум: 


Аватар пользователя rast65

Настя, у нас такая же ситуация - работаем в одном регионе, а трудовые книжки - в другом. Я поступила просто: ТК и вкладыши отправляла в головную организацию по описи (можно по реестру или по сопроводу) с исх. № и датой, а в журнале регистрации ТК в графе "Примечание" к КАЖДОЙ ТК писала документ с исх. № и датой. Так Вы докажете любой инспекции, что документ был отправлен официально (тем более, реестр или сопровод идёт за подписью Вашего начальника). Удачи!

Аватар пользователя rast65

А новых сотрудников также продолжайте регистрировать по той же схеме...

Аватар пользователя nastyaavdonina

У нас немного другая система, в том то и дело, что после создания обособленного подразделения в другом городе, все трудовые книжки сотрудников, которые будут работать там, хотят вести в журналах учета там. Соответсвенно в моем журнале будут ТОЛЬКО  сотрудники, работающие в головном подразделении. Разрешено ли это? За ваш ответ касательно того, что можно по сопроводительному письму отправлять ТК-большое  спасибо. Так и сделаю. Но правильно ли я поняла, что все вновь пришедшие сотрудники, будут оформляться в журнал учета и движения в ТК в обособленке?

rast65 пишет:
Настя, у нас такая же ситуация - работаем в одном регионе, а трудовые книжки - в другом. Я поступила просто: ТК и вкладыши отправляла в головную организацию по описи (можно по реестру или по сопроводу) с исх. № и датой, а в журнале регистрации ТК в графе "Примечание" к КАЖДОЙ ТК писала документ с исх. № и датой. Так Вы докажете любой инспекции, что документ был отправлен официально (тем более, реестр или сопровод идёт за подписью Вашего начальника). Удачи!
Аватар пользователя nastyaavdonina

Я то, как раз и есть в головном подразделении...а в обособленке новые руководители настаивают на хранении ТК у них...чтобы не заниматься пересылами ТК в случае увольнения сотрудников(

rast65 пишет:
А новых сотрудников также продолжайте регистрировать по той же схеме...
Аватар пользователя rast65

В такой ситуации должен быть издан приказ по подразделениям - где и кем ведётся учёт ТК и где они хранятся. В Вашем случае я бы конкретизировала ситуацию у своего начальника. Но принцип остаётся такой же - приняла на работу, сделала запись о принятии на работу, выслала в подразделение с исх.№. Естественно, Вы ведёте учет ТК ВСЕХ, кто проступает к вам на работу, т.к. вы головная организация. А затем рассылаете ТК по подразделениям, а они уже на месте заводят свои журналы регистрации ТК и отвечают за них.

Аватар пользователя nastyaavdonina

Спасибо вам огромное!

Я учту что должна записывать в свой журнал всех. А дальше отправлять в обособленку ТК всех кто работает там с сопроводительным письмом и с исх №.

Скажите еще пожалуйста, компания может разве своей же компании (просто обособленному подразделению с таким же названием) отправлять письма с Исх №? И как тогда фиксировать входящие номера? и где должны храниться данный исх письма??1 экз-р в головной,1 в обособленке?

rast65 пишет:
В такой ситуации должен быть издан приказ по подразделениям - где и кем ведётся учёт ТК и где они хранятся. В Вашем случае я бы конкретизировала ситуацию у своего начальника. Но принцип остаётся такой же - приняла на работу, сделала запись о принятии на работу, выслала в подразделение с исх.№. Естественно, Вы ведёте учет ТК ВСЕХ, кто проступает к вам на работу, т.к. вы головная организация. А затем рассылаете ТК по подразделениям, а они уже на месте заводят свои журналы регистрации ТК и отвечают за них.
Аватар пользователя nastyaavdonina

Спасибо вам огромное!

Я учту что должна записывать в свой журнал всех. А дальше отправлять в обособленку ТК всех кто работает там с сопроводительным письмом и с исх №.

Скажите еще пожалуйста, компания может разве своей же компании (просто обособленному подразделению с таким же названием) отправлять письма с Исх №? И как тогда фиксировать входящие номера? и где должны храниться данный исх письма??1 экз-р в головной,1 в обособленке?

rast65 пишет:
В такой ситуации должен быть издан приказ по подразделениям - где и кем ведётся учёт ТК и где они хранятся. В Вашем случае я бы конкретизировала ситуацию у своего начальника. Но принцип остаётся такой же - приняла на работу, сделала запись о принятии на работу, выслала в подразделение с исх.№. Естественно, Вы ведёте учет ТК ВСЕХ, кто проступает к вам на работу, т.к. вы головная организация. А затем рассылаете ТК по подразделениям, а они уже на месте заводят свои журналы регистрации ТК и отвечают за них.
Аватар пользователя rast65

Вы же ведёте переписку с другими организациями. Так же и ваше подразделение в вашей номенклатуре должно иметь какой-то свой номер дела (если нет - заведите Дело по переписке с подразделением таким-то №...). Всю переписку с этим подразделением подшиваете в это Дело, а в своих Книгах вх. и исх. пишете: 1-ый экз. в дело (Ваше), 2-ой экз. в адрес (то есть в подразделение). Документы от подразделения ставите на ваш Вх., Исх.№ в адрес подразделения также регистрируете у себя в Кн. Исх. А в чём проблема?..

Аватар пользователя Архивист18

[quote=nastyaavdonina]

2) что делать с остальными новыми пришедшими сотрудниками? новый журнал будет в обособленном подразделении? или мне нужно продолжать вести свой журнал?

Буду благодарна,если кто-нибудь даст комментарии касательно данного вопроса.

Кто принимает работников в обособленное подразделение, в головном или в обособленном. Если такое право дано обособленному, то соответственно ТК хранятся и ведуутся в этом подразделении. Приказ о возложении обязанностей на сотрудника обособленном подразделения о ведение ТК, а Вы как головное можете проверять их в любое для Вас удобное время. А просто хотеть и отправляться в обособленные подразделения не положено, так как ответственность за ТК лежит на Вас, Вам и отвечать. 

 

Аватар пользователя nastyaavdonina

Архивист18]</p> <p>[quote=nastyaavdonina пишет:

2) что делать с остальными новыми пришедшими сотрудниками? новый журнал будет в обособленном подразделении? или мне нужно продолжать вести свой журнал?

Буду благодарна,если кто-нибудь даст комментарии касательно данного вопроса.

Кто принимает работников в обособленное подразделение, в головном или в обособленном. Если такое право дано обособленному, то соответственно ТК хранятся и ведуутся в этом подразделении. Приказ о возложении обязанностей на сотрудника обособленном подразделения о ведение ТК, а Вы как головное можете проверять их в любое для Вас удобное время. А просто хотеть и отправляться в обособленные подразделения не положено, так как ответственность за ТК лежит на Вас, Вам и отвечать.

в обособленном подразделении как раз хотят сделать документ, приказ, назначив ответсвенного а хранение, ведение и учет ТК. Так вот у меня и был вопрос, что после того как подобный приказ появится, мне в головном офисе нужно будет перечислять в своем журнале ведения и учета эти ТК? или они просто с помощью бумаги о том что они хранятся в обособленном подразделении будут там храниться , и там же вноситься в журнал?

Аватар пользователя Архивист18

Кто принимает на работу в обособленное подразделение? Вы или в обособленном подразделении? Если обособленное подразделение не занимается приёмом-увольнением, то тогда зачем им ТК? Что они с ними будут делать? Смысл. Человек уволится, Вам, что снова трудовую вышлют, чтобы сделать запись, и вернуть обратно в обособленное. Извините бред.

Аватар пользователя nastyaavdonina

[quote=Архивист18]

[quote=nastyaavdonina]

2) что делать с остальными новыми пришедшими сотрудниками? новый журнал будет в обособленном подразделении? или мне нужно продолжать вести свой журнал?

Буду благодарна,если кто-нибудь даст комментарии касательно данного вопроса.

Кто принимает работников в обособленное подразделение, в головном или в обособленном. Если такое право дано обособленному, то соответственно ТК хранятся и ведуутся в этом подразделении. Приказ о возложении обязанностей на сотрудника обособленном подразделения о ведение ТК, а Вы как головное можете проверять их в любое для Вас удобное время. А просто хотеть и отправляться в обособленные подразделения не положено, так как ответственность за ТК лежит на Вас, Вам и отвечать. 

 

Смотрите, расскажу тогда целиком итуацию.

У нас есть головной офис в СПб, за ТК отвечаю я, за учет, хранение, ведение, журналы, прием работников и тд.

Также есть сотрудники котрые живут в Мск, но работают удаленно. Хотя там есть офис. Их оформляла так же я, но с помощью других сотрудников, котрые там, есть, т.е. они прислали мне все документы, я оформляла сотрудников, и отправляла документы им на подпись, а они мне уже подписанные экз-ры ТД и ТК пересылали для хранения у меня, т.к. я ответсвтенная. Позже было принято решение открыть в Мск обособленное подразделение, чтобы как раз не заниматься пересылкой документов. И у нас как бы и в обособленке будет ответственный за хранение учет и выдачу ТК и в головном.

Так вот вопрос в чем:

1) у меня есть журнал хранения и учета ТК, в нем сейчас ВСЕ сотрудники, включая московских. Как правильно сделать, чтобы перенаправить те Мск книжки и личные дела московских сотружников туда, чтобы у меня их больше не было??? там будет ответсвенный.это не просто желание, мы хотим сделать так чтобы и там и там вели учет. это вообще возможно?

2) правильно ли я понимаю, что назначив там ответственного я больше не буду вносить в свой журнал ТК московких сотрудников, т.к. у них будет свой ответсвенный и свой журнал?? как грамотно это оформить?Каким документом?

Аватар пользователя Архивист18

Учёт там и там не получится, учёт должен вестись в одном месте. Вы передаёте в Москву по акту ТК и тр.карточки. в журнале выдачи ТК делаете отметку, что ТК передана туда-то № и дата акта. Не забывате, что бланки и вкладыши выдаются только головным предприятием, но они могут храниться у ответственного в обособленном, и он (отвественный) должен отчитываться перед вами о движении ТК, сколько выдано, испорчено, а также можно завести отчёт, сколько трудовых получено от вновь поступивших, уволенных, короче отчёт ежемесячно перед вами. Свой журнал Вам соответственно закрывать нельзя, так-ка у вас есть другие сотрудники. Не дай бог, если вы закроете обособленное, то соответственно они должны будут передать вам все книги учёта, но их нельзя закрывать, пока не выдадут последнюю ТК по этому журнал, а там можно закрывать, и в архив. Только не забудьте оформить всё как нужно, не упускайте любую мелочь. Наделение обособленного правами приёма-увольнения, ведения и хранения ТК ну и т.д. Удачи Вам

Аватар пользователя nastyaavdonina

В том то и дело что я рьяно пытаюсь доказать руководителю что вести учет там и там не возможно!

Что вести его можно только в одном месте, а именно, в обособленном-есть человек,который отвечает за хранение учет и выдачу, а заносятся они все равно в мой журнал ведения ТК,как ни крути,и передаются по акту в обособленное подразделение.

А мой руководитель считает наоборот. Что вести можно и там и там.

Какой закон/статью мне ему показать чтобы закрыть этот вопрос?

Архивист18 пишет:

Учёт там и там не получится, учёт должен вестись в одном месте. Вы передаёте в Москву по акту ТК и тр.карточки. в журнале выдачи ТК делаете отметку, что ТК передана туда-то № и дата акта. Не забывате, что бланки и вкладыши выдаются только головным предприятием, но они могут храниться у ответственного в обособленном, и он (отвественный) должен отчитываться перед вами о движении ТК, сколько выдано, испорчено, а также можно завести отчёт, сколько трудовых получено от вновь поступивших, уволенных, короче отчёт ежемесячно перед вами. Свой журнал Вам соответственно закрывать нельзя, так-ка у вас есть другие сотрудники. Не дай бог, если вы закроете обособленное, то соответственно они должны будут передать вам все книги учёта, но их нельзя закрывать, пока не выдадут последнюю ТК по этому журнал, а там можно закрывать, и в архив. Только не забудьте оформить всё как нужно, не упускайте любую мелочь. Наделение обособленного правами приёма-увольнения, ведения и хранения ТК ну и т.д. Удачи Вам

Аватар пользователя Архивист18

Ответьте на вопрос: "Зачем Вы отправляете ТК в обособленное подразделение, что они делают с ними?" Работодатель Вы как головное, поэтому ТК хранятся, ведутся у Вас. (Правила ведения ТК, хотя Вы и сами об этом знаете) Насколько я понял, обособленное подразделение не занимается наймом, все документы отправляют Вам. Такая же картина была на Ижевском мотозаводе.ТК велись в ОК, карточки Т-2 вел инспектор по кадрам или секретарь в отделе, цехе. После увольнения работника, Т-2 передавались в ОК. Недавно столкнулся с копией книжки, как раз по Вашему вопросу. В ТК книжке запись "Обособленное подразделение "Деловые линии" Принят на должность такую-то, приказ, дата. Уволен такого-то, приказ, дата". Значит головное находится Москве или где-то, точно не знаю, но обособленное находится в Ижевске. Обособленному дано право ведения приёма-увольнения, соответственно и ТК хранятся в данном подразделении. А учёт ТК не может вестись в разных местах, как бы не хотело этого Ваше руководство. Кстати, чем оно руководствуется? Работал в Федеральном БТИ, тоже обособленное подразделение, голова в Москве, соответственно и ТК велись в нашем филиале, работники были из разных городов Удмуртии. Директор работал по доверенности, емы были делегированы права приёма-увольнения, издания приказов(распоряжений) по деятельности филиала. И нас головное проверяло через каждые 3  года. Начиная от бухгалтерии и кончая архивом. Соответственно ОК давал все цифры в головное. Вот Вам и контроль.