Можно ли хранить копии документов в личном деле?

Василиса Иванова | 07.12.2017 21:13
Аватар пользователя Василиса Иванова

Доброго дня!
Кадровики помогите, пжл-та, разобраться с копиями документов в личном деле.
На просторах интернета прочитала, что за хранении копии паспорта в личном деле будут штрафовать, размер штрафа-50000,00.
Чтобы избежать штрафа, нужно хранить копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Даже нельзя хранить справки о рождении ребенка, если уже выплатили пособие.
У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.
Получается  в личных делах нельзя хранить копии документов?
Спасибо.

Форум: 


Аватар пользователя Мазухина_Анна

Вопрос: Правомерно ли в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" хранение копий документов, таких как копия паспорта и ИНН в личных делах работников?

Ответ: Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускается обработка персональных данных, если она необходима, в частности, для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей.
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.
Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Обобщая указанные нами нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:
- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;
- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении ребенка, копии свидетельства о браке и иное, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, решения Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, от 30.07.2013 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 N 15АП-16132/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13).
Поскольку в вопросе Вами не представлена информация о заявленной работодателем цели обработки персональных данных, оценить правомерность хранения каждой из них с точки зрения соблюдения работодателем положений законодательства о защите персональных данных не представляется нам возможным.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Жгулева Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел

25 сентября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Аватар пользователя Архивист18

"У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.
Получается  в личных делах нельзя хранить копии документов?"

Справки имеют другой срок хранения в отличие от личного дела, поэтому их не целесообразно помещать в ЛД при передаче их в архив предприятия. Приказы имеются в оригинале, поэтому их тоже не целесобразно хранить в ЛД. Если ТД не хранятся в отдельных делах, то естестенно экземпляр работодателя хранится в ЛД и передаётся вместе с ним в архим предприятия, так как он (ТД) имеет один и тот же срок хранения: до 2003 года - 75 л. после 2003 - 50 лет. В ЛД могут храниться документы приказов, ТД, если их нет по каким либо причинам в оригине. 

Аватар пользователя Василиса Иванова

Архивист18 пишет:

"У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.
Получается  в личных делах нельзя хранить копии документов?"

Справки имеют другой срок хранения в отличие от личного дела, поэтому их не целесообразно помещать в ЛД при передаче их в архив предприятия. Приказы имеются в оригинале, поэтому их тоже не целесобразно хранить в ЛД. Если ТД не хранятся в отдельных делах, то естестенно экземпляр работодателя хранится в ЛД и передаётся вместе с ним в архим предприятия, так как он (ТД) имеет один и тот же срок хранения: до 2003 года - 75 л. после 2003 - 50 лет. В ЛД могут храниться документы приказов, ТД, если их нет по каким либо причинам в оригине. 

Спасибо за ответ. Приказы в оригиналах конечно же все есть. Раньше было такое, что в личном деле обязательно должны быть копии приказов. Уже не понимаю что должно быть в личном деле. Поняла одно, чем меньше, тем лучше.

Аватар пользователя Мазухина_Анна

Уже не понимаю что должно быть в личном деле.

(шепотом) в личном деле вообще ничего может не быть (как и самого личного дела). Ибо ведение личных дел обязательно только для гос- и мунслужащих.