Должностная инструкция диспетчера группы документооборота (2)

797 Общие положения

797.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Диспетчера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

797.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

797.3 Переименование, ликвидация должности Диспетчера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

797.4 Диспетчер непосредственно подчиняется Руководителю Группы документооборота Административного отдела.

797.5 У Диспетчера подчиненных нет.

797.6 Диспетчер может замещать Старшего диспетчера Административного отдела на время его отсутствия.

1.7 На время отсутствия Диспетчера его замещает другой Диспетчер или Старший диспетчер.

798 Цели и должностные обязанности

798.1 Деятельность Диспетчера направлена на достижение следующих целей:

798.1.1Координация информационных потоков между ГП и филиалами;

798.1.2Обеспечение посредством использования средств коммуникации оперативной и стабильной связи сотрудников ГП с филиалами и внешними абонентами;

798.1.3Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

798.2 Для достижения установленных целей Диспетчер исполняет следующие обязанности:

798.2.1Принимает и распределяет по адресатам телефонные звонки;

798.2.2Регистрирует документы, направляемые в филиалы в электронном виде (приказы, распоряжения, служебные записки) и отправляет их по электронным каналам связи;

798.2.3Доводит приказы и распоряжения по филиалам до указанных лиц;

798.2.4Готовит (упаковывает) документы к отправке в филиалы с оказией;

798.2.5Ведет ежедневный мониторинг получения документов филиалами и из филиалов, направленных с оказией или по электронным каналам связи.

798.2.6Диспетчер осуществляет контроль за ведением графика ежедневного использования помещений для переговоров и совещаний, размещенного в сервисе Интранет «Резервирование переговорных комнат», контроль за поддержанием данного графика в актуальном состоянии, координацию работы ответственных сотрудников, оперативное разрешение спорных ситуаций в случае внепланового использования переговорных помещений.

799 Показатели оценки деятельности

Деятельность Диспетчера оценивается на основе следующих показателей:

799.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

799.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

799.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

800 Общекорпоративные нормы

Деятельность Диспетчера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

800.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

800.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

800.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

800.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

800.6 Положение об Административном отделе XXX ;

800.7 Порядок информационного обмена с филиалами «XXX (со всеми изменениями и дополнениями);

801 Права

Диспетчер имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

801.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

801.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

Компетенции.

802 Ответственность

Диспетчер несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

803 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

7.1

Образование

Среднее специальное, высшее

7.2

Опыт работы

От 0,5 года в области делопроизводства

7.3

Профессиональные навыки

Знание делопроизводства и документооборота.

Специальные требования

7.4

Знание специального ПО, технических систем

Пользователь MS Office.

7.5

Знание нормативной документации

7.6

Владение методиками

804 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

8.1

АдмО

Административный отдел

8.2

ГП

Головное предприятие "XXX "

8.3

ГР ЕСС

Группа развития единой системы справочников

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

805 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: