Хватит теории - только практика! Новый взгляд на управление сотрудниками через регулярный менеджмент

После прочтения статьи вы сможете за 10 минут внедрить все регламенты вашей компании в работу и иметь возможность контролировать знание и понимание сотрудниками этих документов.

Первый шаг на пути решения проблемы
- это осознать и сформулировать ее...

Сотрудники саботируют работу.  Игнорируют правила и регламенты. Перекладывают ответственность за ошибки друг на друга. Новые работники очень долго не могут въехать в рабочий процесс, допускают много ошибок, а старые позабывали половину обязанностей. И невозможно ответить на вопрос: “А чем, вообще занимается отдел/компания и, главное, насколько эффективно?”.

Многие руководители сталкивались с такими симптомами. Опытные начальники знают, как это исправить - нужно выстроить систему управления, основанную на регулярном менеджменте.

Идея в том, чтобы описать все действия сотрудников в регламентах и документах.
Что это значит:

  • руководители подробно продумывают все бизнеспроцессы (согласно целям компании определяют, кто чем должен заниматься)
  • затем описывают все действия сотрудников в документах и регламентах (должностные обязанности и технологические процессы)
  • однозначно указывают, кто за что отвечает и какую несет ответственность
  • описывают,  в том числе, порядки взаимодействия должностей и отделов между собой
  • далее все работники знакомятся с документами для своих должностей, и все начинают работать слаженно и по продуманным сценариям.

Например: Возьмем типичный розничный магазин. В нем есть должности администратора, продавца, кассира. Высшее руководство продумывает действия сотрудников для каждой должности, чтобы все вместе они качественно обслуживали клиентов, и все записывается в регламенты.

Для продавца это

  • инструкции по выкладке товаров на витрину, продаваемый ассортимент товаров, мотивационная программа, информация по акциям и скидкам, инструкция по безопасности.

Для кассира

  •  инструкция по работе с кассой, регламент подготовки и сдачи инкассации, ассортимент финансовых услуг.

 Для администратора

  •  планы продаж, регламент приемки нового товара, мотивационная программа, регламенты работы с сотрудниками (прием, увольнение, отправка в отпуск) и т.д.

Действие каждого сотрудника продуманно, описано и понятно. Обязанности и ответственность прозрачны. Перед работой каждому сотруднику необходимо лишь изучить нужные документы. Нет необходимости руководителю лично инструктировать каждого.

При таком подходе мы получаем следующие выгоды:

  • сотрудники полностью осведомлены о своих обязанностях
  • можно в любой момент оценить эффективность работы сотрудника, т.к. критерии сформулированы заранее
  • новые сотрудники легко входят в работу, просто изучив документы для своей должности
  • пропадают конфликты между работниками, т.к. определены протоколы взаимодействия и разграничена ответственность
  • все действия работников слажены и направлены на достижение поставленных руководителями целей
  • руководители занимаются своими задачами, освободившись от оперативного управления

С теорией все просто. С составлением самих регламентов тоже проблем не возникает, и хороший руководитель без труда справится с этим. На крайний случай, существует много отличных книг на тему регулярного менеджмента.

Трудности возникают с внедрением всей документации в компании, и эту тему никто, как правило, не освещает. Речь идет о технической стороне вопроса:

  • Где хранить документацию?
  • Как доносить ее до сотрудников?
  • Что делать, если регламенты часто меняются как доносить изменение правил до сотрудников?
  • Как узнать, что сотрудник действительно прочитал документы, а не сделал вид?
  • Как понять, все ли сотрудник понял из прочитанного?
  • Где фиксировать нарушения сотрудников по регламентам, чтобы знать какой документ буксует?
  • Как быть уверенным, что спустя время, сотрудник все еще помнит прочитанное?
  • Если сотрудник решил уточнить свои действия по текущей задаче, как ему отыскать нужный текст в одном из сотен документов?

Без готовых ответов на эти вопросы регулярный менеджмент работать не будет.

Как правило, руководители даже не задумываются над этими проблемами, а пишут регламенты, и думают, что все произойдет само собой. Они заносят все документы в google docs, или хранят локально в ms word на компьютере. Некоторые используют для работы с регламентами системы документации, типа wiki-базы знаний. Кто-то заказывает разработку систем документации для своей организации у программистов. Затем они рассылают созданные файлы сотрудникам на почту и с чувством выполненного долга возвращаются к своим делам.

Их всех объединяет одно - они используют непрофильные инструменты для сложнейшей задачи. Никто не пробует забивать гвозди дрелью, хотя негативных последствий от этого куда меньше, чем от неэффективного управления своими сотрудниками. А ведь, как известно, если инструмент неудобен, то работать он не будет.

В итоге, все они оказываются в том же месте, с которого начинали. Хоть все и описано в документах, но сотрудники, все равно, не работают так, как от них требуется.  Почему?

Это происходит по нескольким причинам:

  • часть сотрудников не читает документы: ктото потому, что ленится, кто-то потому, что не может найти, что же именно нужно прочитать, а кто-то потому, что не знает, что вообще есть документы, которые надо читать.
  • Часть читает документы по диагонали, пропуская половину текста на свое усмотрение.
  • Комуто неудобно пользоваться теми инструментами, которые приняты в компании для работы с регламентами, и они игнорируют эту часть своей работы.
  • Возможно, ктото из работников первое время даже выполняет все предписания, но. спустя время, забывает их, и начинает совершать ошибки.

При этом у руководителя нет ни единого инструмента, чтобы выявить все это, а затем исправить.

В итоге, начальник разочаровывается в новом подходе и начинает управлять всем по старинке в ручном режиме. Но это полностью парализует его работу. Вместо того, чтобы заниматься своими обязанностями, руководитель должен решать мелкие проблемы своих сотрудников, вызванные их некомпетентностью. Но все может быть иначе..

Мечтать не вредно...

Представьте, как бы просто все было, если бы вам было достаточно один раз написать правила работы для сотрудников, а кто-то другой бы гарантировано доносил эту информацию до сотрудников и беспристрастно контролировал их знания. Также он бы говорил сотрудникам каждый день, что им осталось прочитать и подписать, а потом еще и опрашивал бы каждого на знание содержания всех положенных документов.

А вы бы в любой момент времени могли подойти к этому помощнику и просто спросить: “на сколько процентов вся документация компании изучена сотрудниками?”, “я внес изменения в работу, все ли сотрудники ознакомились с ними? Если нет, то кто еще остался?”, “На сколько процентов Иванов знает такой-то документ?”, и получить совершенно точный и честный ответ.

Если не можешь решить проблему
— начни ею ру­ководить...

Такой помощник есть!

Появился мощный инструмент, позволяющий внедрить регулярный менеджмент играючи в свою компанию/отдел/команду. Он решает все обозначенные проблемы.

Team-docs регламенты и документы для сотрудников” - Это приложение для Битрикс24 (Битрикс24 это компьютерная система, в которой регистрируются все сотрудники компании, и, затем, общаются, как в замкнутой социальной сети. Ее можно бесплатно установить для своей организации.), которое можно открыть с любого устройства с интернетом, например, с ПК или планшета. Оно подходит для сотрудников, у которых есть доступ к компьютеру в рабочее время.

Приложение создано, чтобы помогать руководителям управлять своими сотрудниками, будь то организация, отдел или просто команда, занятая одним делом - через регулярный менеджмент, т.е. через создание и изменение регламентов.

Опишите работу вашей команды в документах, а приложение позаботится, чтобы информация была изучена всеми ее участниками качественно и быстро.

Поскольку данное приложение изначально затачивалось для помощи во внедрении регулярного менеджмента - оно идеально для этого подходит и не имеет аналогов. Используя Team-docs, вы избегаете перегрузки функционала лишними возможностями, как может быть, если использовать не профильные приложения. Также вы избегаете ситуации, когда непрофильное приложение не обладает чем-то очень нужным  для эффективного внедрения документов, например, как бывает с обычной базой знаний, которая позволяет просто хранить и классифицировать документы, но, к сожалению, подобные системы не имеют никаких инструментов по контролю знаний сотрудников или по донесению информации об изменениях в документах.

Ключевые возможности приложения:

Для руководителя:

  • позволяет хранить документацию в одном месте
  • позволяет руководителям создавать или загружать документы для сотрудников
  • позволяет руководителям выставлять норму времени на прочтение документа, и затем увидеть сколько времени потратил сотрудник на изучение документа
  • позволяет выпускать новые редакции уже созданных документов. При этом, автоматически подсвечиваются изменения в тексте между старой и новой версией. Одновременно с этим, система просит сотрудников снова прочитать этот текст и поставить отметку об ознакомлении
  • позволяет руководителям быстро создавать тесты для сотрудников на знание любого документа, чтобы проверить, что работник прочитал, понял и запомнил прочитанное. Можно поставить время, отведенное на каждый вопрос. Вопросы и ответы на них будут выводиться для сотрудника в случайном порядке. Таким образом, у сотрудника не будет времени списать ответы. Результаты тестов всех сотрудников видит руководитель.
  • позволяет руководителю выставить период пересдачи теста, когда само приложение попросит сотрудника пересдать тест на документ, чтобы проверить все ли сотрудник хорошо помнит
  • позволяет руководителям видеть актуальный процент изучения сотрудниками своих обязанностей, как всех сразу, так и каждого по отдельности. Можно увидеть на сколько процентов сотрудник знает тот или иной документ.
  • позволяет руководителю создавать замечания сотрудникам за нарушение конкретного регламента. Впоследствии можно выводить отчеты по замечаниям сотруднику за определенный период, или выводить отчет о сотрудниках, нарушивших какой-то определенный регламент.

Для сотрудников:

  • приложение уведомляет всех сотрудников о всех действиях над документами
  • выводит сотруднику содержимое документа, форму подписи об ознакомлении, форму сдачи теста на знание документа
  • подсвечивает сотруднику внесенные в существующий документ изменения, а также дату когда изменения были добавлены.
  • приложение выводит каждому сотруднику персональный список действий, которые от него требуются, над документами и регламентами в данный момент (что прочитать, что подписать, на что сдать или пересдать тест)
  • позволяет любому сотруднику легко находить нужный документ, осуществляя поиск по названию, содержанию или по связанному тэгу.

Для главного администратора Битрикс24:

  • Можно видеть все команды, которые были созданы пользователями битрикс24.
  • Можно войти в любую команду в роли владельца и вносить любые изменения
  • Можно поменять владельца команды на любого сотрудника
  • Можно видеть общий процент знаний компании (совокупно знания всех команд)
  • Можно удалить любую команду

Приложение позволяет в течение двух недель опробовать весь функционал. За это время можно проверить эффективность его работы на одном отделе, и, если всё пройдет удачно, то перенести и всю остальную документацию в приложение, чтобы применять его регулярно в своей работе.

Процедура ввода приложения в работу внутри вашей компании/отдела займет совсем мало времени. За 10 минут вы успеете установить его (даже с первой установкой Битрикс24, если еще не пользуетесь им) и наполнить вашей документацией, загрузив уже созданную или написав новую.

Отведите себе полдня на составление продуманных тестов для всех документов, и дальше приложение донесет каждую строчку предписаний до сотрудников, а затем будет проверять их знания с указанной частотой.

Приложение регулярно обновляется и дополняется новыми возможностями, исходя из пожеланий пользователей. Можно написать разработчикам на контактный адрес admin@team-docs.ru, и они доработают нужный именно вам специфический функционал совершенно бесплатно.

Видео демонстрация основных возможностей приложения от разработчиков

Ссылка на инструкцию со скриншотами на сайте разработчиков.

Также там приведены примеры возможной организации работы в приложении, в зависимости от профиля компании.

Ссылка на установку приложения (Если у вас еще нет битрикс24, то он установится автоматически и полностью бесплатно).

Ключевые слова: 
Рубрика: