Время – деньги: сферы, где планирование графиков персонала приносит ощутимый результат

Затраты на персонал – крупная статья расходов для любого типа предприятия, но ее оптимизация может дать значительный прирост эффективности. Для каких сфер справедливо утверждение, читайте в этой статье.

Залог успеха компаний сегодня - внимательный и творческий подход к поиску эффективных способов контроля затрат. Однако если говорить о планировании количества персонала и об оптимизации их расписания, то для некоторых предприятий единственное решение, которое может помочь ощутимо снизить расходы и повысить производительность – это системы бережливого планирования графиков персонала, или Workforce Management системы (WFM).

Основным критерием определения того, подходит вашей компании WFM-решение или нет, является наличие линейного персонала. Если ваши сотрудники заняты разнообразной и креативной работой, то спланировать их графики не удастся. Если же ваши работники выполняют множество повторяющихся операций, то такие решения могут вам помочь увеличить эффективность и сэкономить ФОТ. Рассмотрим, как они работают в разных отраслях.

Ритейл

Ритейл – та сфера, где использование решений по бережливому планированию графиков персонала востребовано больше всего. В стандартном магазине работает большое количество линейных сотрудников – это кассиры, мерчендайзеры, работники склада и др.

Многие компании сейчас планируют количество персонала, исходя из экспертных оценок руководителей, тогда как использование WFM-системы позволяет выводить оптимальное количество людей и составлять их смены в зависимости от планируемой загрузки магазина. Такой прогрессивный подход помогает сократить фонд оплаты труда на 7-15% и увеличить доступность товара на полке на 2-5%. Например, сеть супермаркетов «Оливье» после внедрения WFM-решения смогла сократить ФОТ на 15% и увеличить производительность на 7%.

Если же речь идет про магазины с консультативной моделью продаж, то оптимизация графиков работы продавцов-консультантов непосредственно влияет на конверсию из посетителей в покупки - она может вырасти на 5-15%. По данным компании RALF RINGER, после внедрения решения бережливого планирования графиков персонала VERME их конверсия увеличилась на 5.8%, а общий прирост выручки составил 3.4 миллиона рублей.

Логистика

Логистика – еще одна отрасль, где могут быть эффективно внедрены WFM-решения. Количество распределительных логистических центров растет по всей стране – это вызвано и активным ростом Интернет-торговли (по данным Национального исследовательского университета Высшей школы экономики, рынок Интернет-торговли растет на 20% в год), и постепенным восстановлением рынка грузоперевозок (по данным Минтранса РФ, рост коммерческого грузооборота автотранспорта составил в 2016 году 2.1%).

В этой сфере также заняты сотрудники, в обязанности которых входят повторяющиеся операции – например, товарные логисты, которые должны проконтролировать корректность оформления сопроводительных документов, сверить все данные с условиями контракта, проследить за качеством товара и т.д., работники склада и др.

Вслед за западными компаниями российским игрокам также станут понятны преимущества использования WFM-решений. Показателен кейс американской логистической компании Lipari Foods, 950 сотрудников которой постоянно страдали из-за нерационального «ручного» управления процессами, которые не обеспечивали достаточной прозрачности данных для эффективного управления персоналом. В результате один сотрудник проводил 10 часов в неделю, вручную собирая и обрабатывая записи о работе водителя и удаленных сотрудников. HR также вручную проверял все записи учета рабочего времени сотрудников склада.

После внедрения WFM-системы компании удалось сократить ФОТ на 8-10% за счет оптимизации процессов загрузки центра и планирования необходимых для работы персонала часов. Компания также смогла вырасти вдвое без дополнительного увеличения количества сотрудников в отделе управления персоналом.

Производство

Современные производства в России все больше смещаются от непрерывности в сторону дискретности. Загрузка у многих из них распределена неравномерно, поэтому выведение всего персонала просто экономически нецелесообразно. Нужно планировать количество сотрудников и их смены в зависимости от проектов в работе. Вручную с этим не справиться, но может помочь WFM-система, которая проанализирует имеющуюся загрузку и требуемые типы работ (например, в зависимости от станка) и на основании этих данных составит график для оптимального количества работников.

Многие западные производства уже внедрили у себя WFM-решения. Например, одна из ведущих компаний в мире по производству замороженных продуктов Schwan's Global Supply Chain, Inc. Они не могли корректно отследить спрос и потребность в рабочей силе, из-за чего на производстве часто либо не хватало людей, либо их было слишком много. Это приводило к ненужным расходам и проблемам с производительностью.

После внедрения WFM-решения компания смогла оперативно отслеживать информацию о производстве и потребностях в персонале. В результате им удалось реализовать проект бережливого планирования графиков сотрудников в зависимости от производственных планов. Как следствие - повысилась производительность и снизились расходы на фонд оплаты труда.

Банки

Замыкает список отраслей, где применение WFM-системы может показать отличный результат, банковская сфера. Знакомая многим ситуация – в часы-пик в банке огромные очереди, не хватает сотрудников, недовольны и покупатели, и старшие по залу. Тем не менее в операционных отделениях также можно спрогнозировать клиентскую загрузку и спланировать необходимое количество работников и их смены.

Проиллюстрировать это направление можно кейсом кредитного союза Suncoast во Флориде. Изначально клиенты, желающие совершить операции со своими счетами или операциями, должны были подать бумажную заявку, что значительно ухудшало клиентский сервис и не давало возможности отследить производительность сотрудников (было непонятно, сколько заявок было обработано, какое среднее время обработки заявки и т.д). Компания хотела легко отслеживать время ожидания своих клиентов, а также определять эффективность работы персонала.

Компания внедрила WFM-решение – в результате работа сотрудников и уровень удовлетворенности клиентов значительно повысился. Уже на конец первого года работы с системой было выдано на 2200 кредитов больше – прирост составил 20%. Время работы с клиентом сократилось на 3 минуты (10%). Благодаря этой оптимизации, компании удалось сэкономить 600 рабочих часов.

Использование WFM-решения - не панацея для всех компаний, однако представителям вышеперечисленных отраслей они могут помочь оптимизировать расходы на персонал, повысить производительность сотрудников и уровень клиентского сервиса.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя Ксения Зайкова