Расчет потребности в персонале. Метод анализа должностных обязанностей

Едва ли сегодня найдется руководитель, который в своей управленческой практике ни разу не сталкивался с проблемой оценки целесообразности тех или иных изменений штатного состава и/или штатной численности работников. Как решить ее качественно и эффективно, не прибегая к значительным затратам времени и средств? Воспользуйтесь методом анализа должностных обязанностей.

Данный метод позволяет определять численность персонала по основным функциональным обязанностям с учетом объема производимых работ, их периодичности и экспертной оценки трудовых затрат, а также выявляя избыточные и дублирующие функции, оптимизировать бизнес-процессы и штатный состав организации.

Говоря о достоинствах метода, прежде всего, стоит упомянуть простоту его реализации и сравнительно малую трудоемкость. Что касается недостатков, то он один - невысокая точность получаемых результатов. Казалось бы, существенный недостаток, но, по сути, прямое и логическое следствие перечисленных достоинств. Ведь общеизвестно, что чем выше точность расчета численности персонала, тем больше трудоемкость такого расчета. Так, например, если производить расчет численности по фактической трудоемкости, т.е. с применением методов фотографии и/или самофотографии рабочего времени, то перечень необходимых средств и состав реализуемых работ будет значительно шире, чем при использовании методов, базирующихся на экспертной оценке трудоемкости, в том числе и метода, рассматриваемого в этой статье.

В целом, альтернативы таковы:

  • высокая точность, но большая трудоемкость;
  • невысокая точность, но низкая трудоемкость.

Какой из них отдать свое предпочтение в конечном итоге решает руководитель организации или специалист, наделенный соответствующими полномочиями.

Ясно одно, что в условиях ограниченности времени и средств, осуществлять расчет численности персонала методом анализа должностных обязанностей наиболее предпочтительно.

Инструментарий метода

Основной инструмент метода - карта должностных обязанностей (КДО), представляющая собой таблицу, состоящую из 12-ти граф (Приложение 1). Давайте рассмотрим ее содержание и общие принципы заполнения.

В графе 1 КДО указывается порядковый номер записи, в графе 2 - наименования выполняемых функций и трудовых действий (т.е. состав работ/операций по каждой функции). При этом функции определяются на основании действующих в организации должностных инструкций или профессиональных стандартов, а трудовые действия (другими словами декомпозиция этих функций) посредством личных бесед с работниками и/или с учетом тех же профессиональных стандартов. Практика показывает, что в некоторых случаях (например, когда должностные инструкции написаны формально или не пересматривались в течение продолжительного периода) перечень функций по результатам таких бесед может измениться/видоизмениться. Декомпозиция функций осуществляется с целью установления затрат времени на единицу определенного объема работы.

Графы 3-7 характеризуют объем работ и периодичность их выполнения. По каждой из этих граф указывается число значений периодичности из расчета на один год. Определяется оно следующим образом: графа 3 (ежедневно) – это среднегодовой номинальный фонд рабочего времени (среднегодовая норма рабочего времени), который рассчитывается как среднеарифметическая величина годовых номинальных фондов за последние четыре года (включая текущий год). Например, если мы осуществляем расчет численности персонала в данном периоде, т.е. в 2017 году, то среднегодовой номинальный фонд рабочего времени за период 2014-2017 гг. составляет: (247+247+247+247)/4=247 дней.

Число значений периодичности по графе 4 (еженедельно) – это частное от деления среднегодового номинального фонда рабочего времени (графа 3) на число рабочих дней в неделе: 247/5= 49,4 недель. Графа 5 – число месяцев в году (12), графа 6 – число кварталов в году (4) и графа 7 – это сам год (1).

Заполнение граф 3-7 удобнее всего рассмотреть на конкретном примере: допустим, работу по приему и обработке заявок от филиалов на поставку сырья и материалов специалист производит 2 раза в день (ежедневно), а работу по подготовке писем-запросов поставщикам он осуществляет 6 раз в месяц (ежемесячно). В первом случае в графе 3 проставляется 2, во втором случае в графе 5 указывается 6. При этом данные об объеме и периодичности работ могут быть получены как экспертно, т.е. на основании опыта самих специалистов, непосредственно задействованных в выполнении этих работ, так и на базе соответствующих статистических, фактических и/или иных регламентирующих материалов.

В графах 8, 9 отражаются затраты труда на единицу объема работ (Т) (чел.-час). Определяются они на основании экспертных оценок специалистов (работников), непосредственно осуществляющих выполнение этих работ, исходя из минимальной и максимальной продолжительности последних. Необходимость выделения двух пороговых значений (минимума и максимума) обусловлена практикой. В подавляющем большинстве случаев специалисты, выступающие в роли экспертов, при ответе на вопрос о количестве времени, затрачиваемом на то или иное трудовое действие (работу/операцию) называют диапазон возможных значений (от «_» до «_»).

Графа 10 - это ожидаемое время выполнения работы (Тож.). Определяется данное значение по следующей широко применяемой эмпирической формуле:

Финальные графы КДО (11 и 12) характеризуют годовой объем трудовых затрат по каждому конкретному виду функций, трудовых действий (работ/операций) (ТГ) (в чел.-час и %), рассчитанный с учетом периодичности их выполнения:

Результирующим итогом КДО является объем затрат труда по определенной должности за год (TД) (3), на основании которого с учетом величины среднегодового номинального фонда (Фн.ср.г.) устанавливается расчетная численность персонала (Чрасч.) (4) и формируются соответствующие выводы относительно целесообразности изменения штатной численности, штатного состава организации и/или проведения дополнительных исследований.

Для наибольшей наглядности, а также для удобства проведения самих расчетов результаты размещаются в итоговой таблице (Таблица 1) непосредственно под КДО.

Таблица 1 Расчет потребности в персонале

Вот в принципе и вся суть метода анализа должностных обязанностей. Ниже в качестве примера представлен заполненный вариант КДО с результатами расчетов (Приложение 2).Среднегодовой номинальный фонд (Фн.ср.г.) для расчета численности персонала (в текущем 2017 году) берется за период с 2014 по 2017 год и при 40-часовой рабочей неделе составляет: (1970+1971+1974+1973)/4=1972 часов.

Резюмируя все вышесказанное, отметим, что метод анализа должностных обязанностей с одинаковым успехом может использоваться как специалистами служб персонала организаций при оценке целесообразности изменений штатного состава и штатной численности сотрудников, так и руководителями структурных подразделений для обоснования необходимости этих изменений. Также он может найти свое применение и в управленческом консалтинге.

Приложения

Приложение 1. Карта должностных обязанностей

Приложение 2. Пример заполненной карты должностных обязанностей  

Надежда Порываева

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
-2
-1
Аватар пользователя Nadezhda.Poryvaeva