5 шаблонов для электронных писем, которые пригодятся вам во время неудобных ситуаций на работе

  • Электронные письма на работе могут стать довольно непростой задачей, когда речь заходит о конфликте или сложной ситуации.
  • Есть несколько вещей, которые следует учесть, прежде чем вы приступите к написанию неудобного электронного письма.
  • Выбирайте слова профессионально и неэмоционально, будьте искренни и уверенны в себе, а также включайте практические шаги по решению проблемы, если это важно.
  • Вы можете скопировать и использовать эти электронные письма или же подправить их под свой индивидуальный случай.

Неудобные разговори – это одно дело. (Никто не любит вступать в конфронтацию с коллегами, например, после украденного проекта или сообщать начальнику о том, что вы ищете новую работу).

Но, когда вам нужно проводить эти беседы посредством электронной почты – например, когда вам нужна запись сообщения о негативном поведении – всё может стать ещё сложнее. В конце концов, что написано пером, того не вырубишь топором.

Мы поговорили по этому поводу с карьерными экспертами, у которых собрали пять шаблонов почти для любого сложного рабочего электронного письма, с которым вы сможете столкнуться в собственной жизни. Вы можете скопировать эти предложения, а затем подправить шаблон под свою индивидуальную ситуацию. Читайте и записывайте эти шаблоны в свои заметки.

Когда вам нужно сообщить о плохом поведении своего коллеги в отдел персонала

Дорогой [Имя],

Я хотел бы обратить внимание на неподобающее поведение [вставьте сюда имя вашего коллеги]. [Вставьте дату] я стал свидетелем [опишите оскорбительное поведение чётко и просто]. Я не чувствую себя комфортно, работая в офисном пространстве, где подобное поведение считается приемлемым, поэтому я надеюсь, что с вашей стороны будут приняты необходимые действия для того, чтобы подобная ситуация не повторилась в будущем.

Благодарю вас,

[Ваше имя]

По словам Нейта Мастерсона, менеджера по работе с персоналом в Maple Holistics, автора этого шаблона, «важно ясно сообщить, что оскорбительное поведение имело место быть, и что такая ситуация не является приемлемой. Переход к сути дела – это самый важный шаг, который нужно предпринять». Также он добавил, что вы должны «сохранять максимально возможный профессиональный и неэмоциональный тон сообщения».

Когда вам нужно противостоять коллеге, который пытается украсть вашу работу

Дорогой [Имя],

Я пишу тебе по поводу твоего недавнего поведения, связанного с [опишите конкретную ситуацию неправильного поступка]. Мне не нравится, что ты действуешь таким образом, поэтому я ожидаю, что ты перестанешь этим заниматься. Я не хочу привлекать к этому спору наших руководителей, потому что я уверен, что ты прекрасно понимаешь, что твой поступок был нечестным – вот почему я не отправляю копию этого письма никому из менеджеров. Так или иначе, если подобное поведение продолжится в будущем, я без всяких колебаний соберу совещание, чтобы обсудить это открыто.

Благодарю тебя,

[Ваше имя]

«Оскорбительное или нечестное поведение на рабочем месте должно пресекаться в зародыше, вот почему важно сообщать о надвигающейся угрозе, которая может привести к привлечению менеджеров к спору», - объясняет Мастерсон. «Большинство ваших коллег просто извинятся и признают, что вы правы. Дайте им возможность сделать так, прежде чем переводить проблему на более высокий уровень разбирательства».

Когда вы должны сообщить команде, что вы допустили ошибку

Дорогая команда,

К сожалению, я должен сообщить, что [вставьте сюда название проекта] продвигается не так, как ожидалось. Мои действия во время [вставьте сюда краткое заглавие проблемы] приостановили наш прогресс, поэтому нам следует [вставьте сюда шаги по исправлению проблемы], чтобы стабилизировать работу и улучшить сложившуюся ситуацию. Иногда подобные проекты требуют множества проб и ошибок, и я уверен, что уже вскоре мы вновь вернёмся к правильному пути.

Благодарю вас,

[Ваше имя]

С личной точки зрения, отправлять подобные письма может быть очень нелегко, поэтому сохраняйте позитивный настрой. Мастерсон поддерживает эту идею. «Самое главное – позитивный настрой», - говорит он. «Будучи начальником или обычным сотрудником, вам следует признаться другим коллегам, что ваши действия привели к тому, что может снизить их общее морально состояние. Очень важно быть искренним и выражаться убедительными словами, что ситуация может быть налажена, что общий урон ошибки можно минимизировать».

Когда вы должны предоставить конструктивную критику коллеге

Дорогой [Имя],

Пишу тебе по поводу твоей последней работы. Несмотря на твои самые усердные усилия – которые мы, конечно же, заметили и оценили по достоинству – невозможно было не заметить недостатки в плане [опишите здесь рабочие ошибки]. В интересах всей команды лучше всего будет, если мы поработаем над исправлением этой проблемы, улучшив качество твоей работы в [напишите здесь область, требующую улучшений]. Я считаю, что это будет полезно не только для долгосрочных интересов всей компании, но и для твоего личного профессионального роста.

Благодарю тебя,

[Ваше имя]

Мастерсон говорит, что «основной момент здесь – конструктивный элемент вашего электронного письма, потому что, если вы просто будете критиковать коллегу, не предлагая методов для улучшения и изменений, вы будете выглядеть так, словно вы набрасываетесь на него в пылу разочарования. Очень важно, чтобы ваше электронное письмо звучало так, словно вы уверенны, что ситуация обязательно исправится, если для этого будут предпринятые необходимые меры».

Когда вам нужно поговорить с вашим начальником о том, что вы ищете новую работу

[Имя],

Хочу довести до вашего сведения, что я планирую начать поиски новой работы в связи с [опишите причины]. Я надеюсь, что в скором времени мы сможем поговорить с вами по этому поводу для более детального обсуждения планов на будущее.

Благодарю вас,

[Ваше имя]

Как вы и сами наверняка знаете, «подобные сообщения могут застать вашего руководителя врасплох», - предупреждает Мастерсон, - «вот почему так важно выразить заинтересованность в дальнейшем обсуждении этого вопроса более детально. Вы не должны звучать холодно или неблагодарно – это неустойчивая ситуация, требующая внимания и обсуждений – и ни один начальник не оценит, если сотрудник решит сжечь мосты без предупреждений».

Jillian Kramer, Glassdoor. Перевод: Артемий Кайдаш

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя Журнал HR-Portal