Удаленные сотрудники – реальная экономия для вашей компании

В этой статье вы прочитаете о том, как удаленный сотрудник позволяет бизнесу экономить, как организовать эффективное управление удаленными сотрудниками, а также как организовать поиск удаленных сотрудников и каким образом лучше оформить удаленного сотрудника на рабочем месте. Рассмотрим все эти вопросы.

Данные проведенного нами исследования подтверждают – при переходе к удаленной работе и при наличии соответствующего аппаратного и программного обеспечения, сотрудник вносит в экономику компании свой вклад на уровне 170 тыс. рублей ежегодно, учитывая сокращение подобных издержек. Рядовая компания из 10 сотрудников при переводе половины из них на работу в удаленном режиме добивается экономии 3% выручки только за счет аренды офиса.

Отметим, что доля дистанционных сотрудников в российской практике сейчас составляет не более 1% от всего объема рабочих мест. Для сравнения, этот показатель в США составляет 34-36%.

Удаленные работники экономят для компании огромные деньги

Аркадий Зарубин, генеральный директор и владелец агентства Abarus Market Research, Москва

Когда я принял решение об организации бизнеса, сразу планировал работать из домашнего офиса. Возникали ситуации, когда координировать приходилось по 40-50 работников. Встречи проводили в кофейнях, дома. В основном, переговоры с клиентами проводили на их территории, редко обращались к друзьям за предоставлением их офиса. Главной причиной подобной формы работы стала экономия средств. При удаленной работе всех сотрудников можно добиться следующих пунктов экономии:

1. Офис – около 1 тыс. долларов в месяц;

2. Организация рабочих мест – в среднем по 1.5-2 тыс. долларов на сотрудника. По мере необходимости мы оплачиваем сотрудникам междугородную, мобильную связь, Интернет. Компания за свой счет предоставляет дополнительные технические инструменты и базы данных.

3. Оплата труда. Основная часть сотрудников компании работает по совместительству. Работа у нас – это дополнительный заработок и способ получения новых навыков. Плата установлена за результаты. Поэтому мы можем привлечь квалифицированных специалистов из провинции без потери качества.

Кто же такие удаленные сотрудники

Удаленные сотрудники – специалисты, которые числятся в штате компании или нет, но занимаются своей работой за пределами офиса компании. К примеру, дома либо находясь на другом рабочем месте, в том числе работая по совместительству либо на аутсорсинге.

Среди распространенных профессий удаленных сотрудников – копирайтеры, журналисты, бухгалтеры малого бизнеса, переводчики, пиарщики, частные преподаватели, множество специальностей, связанных с компьютерными технологиями.

Пользуемся услугами удаленных сотрудников уже 15 лет

Ольга Ни, руководитель отдела по работе с кандидатами кадрового холдинга «Анкор», Москва

Удаленно в нашем московском офисе работает 21 сотрудник. В том числе секретари на телефоне, операторы по вводу информации. В основном секретари работают во 2-й половине дня, поскольку именно на вечер приходится основная часть звонков на домашние телефоны. Операторы же работают весь день.

В нашем IT-отделе мы создали программу для удаленного доступа к корпоративной базе, поэтому каждый сотрудник может работать из дома. В результате мы смогли добиться экономии на дополнительных рабочих местах, ввели сдельную оплату труда, начали привлекать работников на условиях временной занятости.

Для удаленной работы необходимы персональный компьютер, Интернет и городской телефон. IT-отдел настраивает оборудование с подключением программы. Далее проводится инструктаж нового специалиста – предоставляется первое задание.

В чем преимущества удаленных сотрудников

Привлечение удаленных сотрудников распространено для выполнения периодических либо эпизодических работ. Ведь эффективнее и рациональнее платить сотрудникам за результат, чем держать на окладе и производить выплату командировочных. Вторая важная выгода – сотруднику не требуется место в офисе. Поэтому не приходится арендовать дополнительное пространство, приобретать соответствующее оборудование и программное обеспечение.

Третье преимущество – можно привлекать профессионалов для периодических работ.

Мифы про удаленных сотрудников

  1. «Удаленных сотрудников труднее контролировать, чем офисных». Не совсем корректное утверждение. Тяжелее контролировать время. А вот с контролем результата проблем возникнуть не должно – на него и нужно ориентироваться. Со временем вы поймете – контроль нахождения 8 часов на рабочем месте еще не становится гарантией эффективности. Лучше обратиться к профессионалом в удаленном режиме и контролировать результат.

  2. «Удаленные сотрудники – менее надежны, могут подвести, не сделать». Такое может быть с новичками-фрилансерами, которые берутся за разовые заказы. Но ведь такие работники и при нахождении в офисе не станут надежнее. А в случае с профессионалами надежность отнюдь не определяется расстоянием.

  3. «При удаленной работе чаще случаются недопонимания и прочие miscommunications». Долю истины подобный миф имеет. Но причина подобной проблемы вовсе не в расстоянии. Она возникает из-за отсутствия учета удаленной работы при организации коммуникаций компании. Благодаря современным персональным менеджерам практически полностью решена проблема коммуникаций.

  4. «Удаленного сотрудника может не оказаться на месте в нужное время, и ему понадобится множество времени для поездки в офис. Если сотрудника регулярно приходится вызывать в офис, то вряд ли данная должность подходит для удаленной работы. Но обычно необходимость срочного прибытия в офис явно переоценивается.

  5. «Удаленный сотрудник – менее стабильный, это временная работа для него». Не бойтесь предлагать удаленным сотрудникам постоянную работу. Ведь сочетание стабильного дохода и личной свободы становится выгодным для многих опытных специалистов – получите лояльного работника, ценящего свою должность.

  6. «Удаленный сотрудник – брешь в корпоративной ИТ-безопасности». С помощью VPN можно обеспечить надежную защиту деловой информации компании. Доступны многие системы для работы с корпоративного сервера. Облачные технологии становятся перспективным будущим для удаленных и офисных работников.

Качества, которыми должен обладать удаленный сотрудник

  1. Самоорганизация. Сотруднику на удаленном режиме нужно самостоятельно планировать график, ресурсы, распределение нагрузки.

  2. Самодисциплина. Учитывая отсутствие дома дисциплинирующих объектов, необходимы самодисциплина и мотивация – понимание, для чего сотрудник трудится.

  3. Целеустремленность. Для самостоятельного поддержания внутреннего энтузиазма. Нужно иметь достаточно амбиций, чтобы не бросать начатое.

  4. Самодостаточность. Сотруднику с этим качеством не требуется менеджер либо наставник.

  5. Честность. Необходимы честность и объективность освещения выполненной работы. Сотрудник должен без утайки и приписок доносить информацию о нагрузке, предстоящих планах, планируемых затратах.

Почему не все сотрудники хотят работать удаленно

Дмитрий Бызов, генеральный директор компании «Манго Телеком», Москва

Клиенты одной компании установили виртуальную АТС, разрешив продавцам работу из дома. Начальнику оперативно поступает статистика звонков, длительность разговора и др. Сотрудники спустя год начали отказываться от удаленной работы. Им не хватало коллектива и общения. Да и дома приходится работать больше – из-за ощущения неловкости, что находишься дома, в итоге надо доказывать свою результативность, тратя больше времени и усилий.

Какими качествами должен обладать руководитель, чтобы управлять удаленными сотрудниками:

  1. Умение давать поручения сотрудникам. Важно, чтобы руководитель мог разъяснить сотруднику ожидаемый результат.  
  2. Способность разделять задания между сотрудниками. 
  3. Распределение нагрузки работников на полный рабочий день. Если этого достичь не удается, следует придерживаться оплаты труда за результаты.

Где искать удаленных сотрудников

Востребованным способом поиска удаленных сотрудников являются сайты фриланса. Крупнейшими являются Free-lance.ru и Weblancer.net. Другие поменьше, обращаться к ним стоит лишь, если не удалось никого найти на первых  двух.

Преимущество фриланс-сайтов – быстрый поиск удаленного сотрудника под конкретный проект. При этом полезно «пройтись по каталогу» – лучшие и востребованные исполнители часто не отвечают на проекты, а ожидают личного сообщения.

Помимо фриланс-бирж можно задуматься над объявлениями на традиционных сайтах поиска работы. Среди крупнейших в Рунете стоит отметить SuperJob.ru, HeadHunter.Ru и Работа@mail.ru. Но такой вариант предпочтителен для поиска постоянных сотрудников, а не для разовых проектов.

Всё более востребованным трендом в последнее время становится поиск работников с помощью социальных сетей. Такой вариант достаточно удобен, учитывая быстрый отклик на предложение и возможность «прощупать» претендента на должность в своей компании. Ведь перед нами профиль человека, который является практически полным досье о статусе, характере, увлечениях, видении разных вопросов и пр.

Как отбирать удаленных сотрудников

Учитывая отсутствие личного контакта, особенного внимания заслуживает анкета претендента. Чем резюме будет внятнее и детальнее, чем более разнообразно портфолио, тем этот сотрудник больше нам интересен. При выборе сотрудника на фриланс-биржах обратите внимание и на возраст профиля. При более долговечном профиле со следами активности доверие к исполнителю выше.

Крайне желательно и наличие отзывов от других заказчиков. Изучите и содержание отзывов – не являются ли они заказными? Неполные контактные данные и отсутствие отзывов заставляют лишний раз задуматься. После отбора по указанным правилам трех-пяти претендентов, нужно организовать небольшое расследование по каждому. Вводите в поисковой системе никнейм из скайпа, ICQ и прочие индивидуальные данные. Если всё в порядке, переходим к собеседованию с претендентом по Скайпу. Оптимальным вариантом станет видеоконференция. Если вы достаточно внимательны, то по картинке можете узнать гораздо больше, чем просто по голосовому общению. 

Следует четко и ясно описать задачи, обсудить зарплату. Обязательно фиксируйте денежный вопрос письменно. Сначала – хотя бы в чате скайпа.

Выбор конкретного кандидата зависит от множества факторов, в первую очередь, от вашего опыта в подборе сотрудников. Здесь актуальны самые общие рекомендации.

После выбора окончательной кандидатуры, желательно заключить договор для оформления отношений с четким указанием сроков, фронта работы, обязательств каждой стороны, размера оплаты. После заключения договора его нужно получить, как минимум, в отсканированным формате. Оптимальный вариант – бумажный вид договора по почте.

Если удаленный работник имеет доступ к конфиденциальным данным, его следует попросить выслать отсканированную копию паспорта. Договор панацеей считать не приходится, а копия паспорта вовсе может оказаться подделкой. Но при выполнении всех прежних рекомендаций последние должны дополнить гарантию безопасности.

В качестве испытания предложите удаленщику пройти тест на самодисциплину.

Известный бизнесмен и писатель Стив Павлина придумал тест по самодисциплине, который позволяет определить степень самодисциплины человека:

Как работать с удаленными сотрудниками

Этап 1. Даете задание – получаете результат. Отправляются задания по электронной почте либо телефону. Результат получаете по электронной почте. Договоры и бухгалтерская документация отправляются заказными письмами.

Этап 2. Контролируете работу. В этом случае немного возможностей для контроля. Среди обязательных процедур – сотрудник должен ежедневно либо еженедельно предоставлять отчет по проделанной работе. Но качество его усилий оценивается только по результатам работы. В частности, можно использовать следующие критерии:

– своевременность отправки аналитического отчета;

– соответствие его итогового содержания нашему предварительному плану;

– соответствие исследуемой теме (тщательность изучения информационного пространства – порой для оценки этого нужно зайти в Интернет);

– глубина анализа (наличие противоречивых сведений, невнятных выводов, повторов, отсутствие важных разделов будет говорить про поверхность выполненной работы).

Этап 3. Устраивайте совещания. Обязательно следует проводить совещания либо планерки (с сотрудником по отдельности либо с группой). Способствуют повышению эффективности работы.

CRM-система для контроля 

Андрей Шарков, владелец и генеральный директор компании «Шокобокс», Санкт-Петербург

Для удаленной работы отдела продаж важна дополнительная инфраструктура. В нашем офисе всегда действует контроль. При работе сотрудников дома невозможно проследить количество сделанных звонков, а также их содержание. Поэтому мы вынуждены доверять отчетам, хотя сотрудники могут завышать показатели своей активности. В таком случае необходим инструмент для фиксации количества, частоты звонков, их конверсии и качества.

Чтобы найти подходящую программу, мы провели мониторинг рынка и нашли информацию о простой работе с CRM-программой, которая интегрирована с IP-телефонией. Внедрение CRM-системы в моей практике уже не первое, но прежние начинания провалились – это были слишком громоздкие и дорогие проекты с серьезным сопротивлением сотрудников. На этот раз ситуация обстояла иначе – было представлено простое и понятное программное обеспечение.

Как использовать ERP-систему и GPRS-маячки

Александр Смирнов, генеральный директор компании Nobel Biocare Russia, Москва

  1. ERP-система. Помогает с планированием ресурсов компании, интеграцией данных с филиалов, оперативным составлением необходимой отчетности.

  2. CRM-системы. Мы работаем с данными системами и планируем внедрить единую, глобальную систему для всех подразделений и филиалов платформы. Она позволит повысить уровень продаж, с улучшением обслуживания, оптимизацией маркетинговой деятельности. У сотрудников будет четкий план взаимодействия с каждым клиентом, доступ к постоянным обновлениям данных. При этом руководитель в центральном офисе будет оперативно получать данные с генерацией свежего отчета, включая информацию по каждому экономическому показателю.

  3. GPRS-маячки. Последнее новшество нашей компании. Определяет местоположение объектов, контролируя их перемещение. Теперь сотрудники в удаленном режиме будут понимать – не нужно злоупотреблять своей свободой, ведь у руководителей будет возможность контролировать добросовестность их работы. Обычно устанавливаются маячки на телефоны либо автомобили.

Как оформить удаленного сотрудника

  1. Кандидату следует направить экземпляр трудового договора, который уже подписан вами, по электронной почте либо используя другие возможности электронного документооборота – получая подписанный и сканированный экземпляр от кандидата. С момента, когда вы получили электронный документ с 2 подписями, будут считаться трудовые отношения оформленными.

  2. На протяжении 3 календарных дней с момента получения подписанного договора, нужно выслать бумажный экземпляр трудового договора сотруднику заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

  3. Сотрудника следует ознакомить с документами компании, направив их по электронной почте и обязательно получив подтверждение сотрудника об ознакомлении.

  4. Решите с сотрудником вопрос внесения данных о дистанционной работе в трудовую книжку. Соответствующие сведения вносятся по желанию работника. Если сотрудник на этом настаивает, то отправляет свою трудовую книжку работодателю по электронной почте.

Важно учесть, что Трудовой кодекс РФ прямо не описывает условия дистанционной работы – они в основном находятся на согласовании работодателя и сотрудника. Поэтому внимательно отнеситесь к полному, подробному и правильному составлению трудового договора.

И важно помнить, что при оформлении по требованиям ТК РФ на сотрудника будут распространяться все условия, включая льготы, установленные нормами трудового законодательства. Для досконального изучения норм регулирования отношений с дистанционным сотрудником, нужно учесть гл. 49.1. Трудового кодекса РФ.

Можно ли перевести декретницу в удаленные сотрудники

Елена Попова, заместитель генерального директора научно-консультативного юридического бюро «Арбитр», Москва

Не предлагайте такую форму работы сами – дождитесь инициативы с их стороны. Лучше не задавать прямо вопрос о том, хочет ли сотрудница в декрете продолжать работать. Просто расскажите о наличии подобной практике в компании, задавайте наводящие вопросы – рада ли она возможности отдохнуть от работы? Чем планирует заниматься, кроме семьи? Обычно реакция на вопросы позволяет определить заинтересованность сотрудницы в удаленной работе.

Рассчитайте разумную нагрузку для декретницы. Если сотрудница планирует работать во время декретного отпуска, предложите ей составить свой план. Потом обсудите его, учитывая при этом ряд важных нюансов:

  • Какое количество часов сотрудница сможет уделять работе ежедневно?
  • Какими проектами готова заниматься?
  • Когда рассчитывает вернуться в офис?
  • Будет ли кто-то помогать с ребенком?
  • Как планирует действовать при появлении задания, которое не удается вовремя выполнить, заболел ребенок и пр.?

Будьте готовы менять план после рождения ребенка. Оговоренный договор становится протоколом о намерениях, который будет регулярно претерпевать изменения. Ведь сложно заранее представить, сколько сил и времени понадобится для ухода за ребенком, особенно первенцем.

Дайте возможность в течение какого-то времени поработать удаленно до родов. Сотрудница в результате будет в курсе дел, возникающих нюансов и сложностей, у вас будет возможность оценить потенциальные проблемы и эффективность подобного варианта сотрудничества.

Помогайте декретницам не терять квалификацию. В нашей компании контролируются изменения законодательства, рассылаем все собранные сведения коллективу раз в неделю. В том числе поиск новых нормативных актов, формулирование сути изменений.

5 советов, чтобы удаленные сотрудники трудились эффективней

  1. Следует ввести сдельную схему оплаты труда. Платите за результат, а не за время на рабочем месте.
  2. Контроль удаленных сотрудников ослабляйте постепенно.
  3. Формализация постановки задач, оценки результат. Необходимо четко фиксировать задачи, указывая точные сроки исполнения. Вырабатывайте правила предоставления отчетности сотрудника.
  4. Налаживайте обратную связь. Нужно оперативно сообщать свою оценку выполнения заданий.
  5. Организуйте личные встречи. Да, пусть это будут не очень частые встречи, но нужно придерживаться определенной регулярности.

kom-dir.ru/

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1