Сколько стоит подбор персонала — считаем трудозатраты и расходы

На первый взгляд, разброс цен на услуги по подбору персонала впечатляет.

«Охотники за головами» просят долю годового заработка кандидата,  большинство рекрутеров определяют размер гонорара одной-двумя месячными заработными платами,  в прайсах некоторых кадровых агентств указана фиксированная стоимость подбора специалистов определенной квалификации и профиля.

Труд штатных специалистов по подбору персонала чаще всего оплачивается скромнее — повременно и независимо от объема и результатов работы.

Может показаться, что при таком разбросе точно рассчитать затраты очень сложно.

Это не так.

В этой статье я расскажу, как правильно рассчитывать себестоимость подбора персонала.

Как рассчитать себестоимость подбора персонала

Для этого делаем несложный калькулятор в MS Excel.

Он состоит из трех таблиц – «Работы и нормативы», «Сроки и объемы» и «Финансы» (см. рисунок ниже) и обрабатывает данные следующим образом:

  • длительность разовых работ суммируется со значениями, полученными с использованием показателей сроков и объемов (количества, дней, звонков, писем, собеседований etc) . Для простоты оперируем средними значениями объемов работ;
  • количество минут пересчитывается в часы, часы умножаются на стоимость одного часа сотрудника, к этому произведению прибавляется стоимость услуг hh.ru.

Расчет очень прост — сейчас  я расскажу вам о том, где взять исходные данные для расчета.

Исходные данные для расчета затрат на подбор персонала

Для расчета нам нужны следующие параметры вашего проекта по подбору персонала:

Работы, которые нужно выполнить, чтобы подобрать сотрудника.

Нормы – время на выполнение повторяющихся или разовых работ, выполняемых при подборе персонала. Норма устанавливается на «единицу» выполняемой работы, например, на просмотр одного резюме или на проведение одного интервью.

Сроки и объемы работ – планируемый срок подбора персонала в рабочих днях и количество операций, которые предстоит выполнить сотруднику, занятому поиском и подбором.

Прямые затраты на подбор сотрудника – стоимость часа работы специалиста, занятого подбором персонала, стоимость размещения объявления о вакансии, стоимость доступа к базе резюме.

В качестве примера используем абстрактную «офисную» должность, так как стоимость массового подбора персонала рассчитывается по-другому.

Как пронормировать работы по подбору персонала

Чтобы сэкономить время,  при  составлении перечня работ сразу оцениваем,  сколько времени потратим на выполнение каждой из них — определяем  норму времени.

Облегчаем себе задачу расчета нормы —  используем минимальное и максимальное значения времени, которое, по нашему мнению, нужно на выполнение работы — нормой считаем среднее арифметическое.

Ниже — перечень работ, которые мы выполняем в процессе подбора персонала с указанием норм времени на их выполнение.

Работа 1. Уточняем условия, требования, обязанности вакантной должности. Продолжительность – от 15 минут до 1 часа (если что-то нужно обсуждать и уточнять).

Работа 2. Проверяем, конкурентоспособна ли предлагаемая нами заработная плата. Если делать это экспресс-методом, это займет 10-15 минут. Если пользоваться зарплатным калькулятором, то можно уложиться за полчаса-час.

Работа 3. Размещаем описание вакансии на сайте – это займет от 15 до 40 минут с учетом того, что первоначальный вариант может вам не понравиться, и вы несколько раз отредактируете уже размещенное объявление.

Работа 4. Просматриваем базу сайта в поисках нужных резюме. В зависимости от специфики вакансии и опыта формирования поисковых запросов, вы потратите на открытие всех резюме для просмотра от 15 минут до 1 часа. На просмотр одного резюме может уйти от 10 секунд до 1 минуты.  На сортировку выбранных резюме и их сохранение в папках вы потратите от 10 до 40 минут.

Работа 5. Каждый день просматриваем отклики на объявление о вакансии. Просмотр одного резюме займет от 10 секунд до 1 минуты. Сортировка и сохранение резюме – от 5 до 15 минут.

Работа 6. Соискателям, которые нас заинтересовали,  пишем письма или звоним. Время на одно письмо с учетом наличия шаблона-заготовки — от 1 до 3 минут. Длительность исходящего телефонного звонка  соискателю – 3-5 минут.

Работа 7. Отвечаем на звонки соискателей, которые будут связываться с нами по вашей просьбе или уточнять, получили ли вы резюме. Ответ на один звонок займет 1-3 минуты вашего времени.

Работа 8. Проводим очные интервью или интервью по Скайпу. Длительность  – от 20 минут до 1 часа.

Работа 9. Проводим повторные интервью с соискателями или организуем интервью с лицом, принимающим решение, если это не вы – от 30 минут до 1 часа.

Работа 10. Проверяем рекомендации (звоним на предыдущие места работ для сбора дополнительной информации о соискателях) – от 15 минут до получаса.

Работа 11. Рассылаем по почте, через hh.ru или посредством смс отказы соискателям – от 20 минут до 1 часа.

Сроки и объемы работ при подборе персонала

Сколько времени мы планируем потратить на поиск?

Будем оптимистами —  считаем, что справимся не менее чем за  две недели, но не более чем за месяц.

Срок мы определили — 10- 20 рабочих дней.

Определяем объемы работ.

Сколько резюме из базы данных  мы планируем просмотреть — от 300 до 500.

Сколько откликов будет приходить за один день на наше объявление о вакансии —  10-20.

Скольким отобранным кандидатам мы будем писать/звонить  —   8-12 в день.

С каким количеством интересных кандидатов, откликнувшихся на объявление о вакансии мы общаться по телефону за 1 день — от 2 до 6.

Скольких соискателей мы планируем увидеть очно или на Скайп-интервью —  8-12.

Сколько соискателей будет проходить повторные интервью —  2-4.

У скольких соискателей мы будем проверять рекомендации —  2-3

Расходы на заработную плату, публикацию вакансии и доступ к базе

Будем считать, что подбор персонала мы поручили сотруднику, который в месяц зарабатывает 50 000 рублей.

Стоимость часа его работы составляет 284 рубля.

Вакансию разместили на hh.ru за 700 рублей.

Доступ к базе резюме в одном регионе на один день обошелся нам в 3000 рублей.

Ввод данных в калькулятор на этом завершен, можно посмотреть, что получилось.

Результаты расчета стоимости подбора персонала

В этом примере выполнение работ по подбору персонала обойдется нам в 12604 рубля и займет 31 час рабочего времени при условии, что мы закончим работу за три недели.

Не забудьте, что калькулятор рассчитывает «чистое» рабочее время, без потерь на технические перерывы и подготовительные работы.

Чтобы не ошибиться в расчетах, учитывайте потери времени при выполнении работ в нормативах или умножайте итоговые трудозатраты на повышающий коэффициент.

Если есть сомнения – проверяйте параметры, используемые для расчета, пробуйте рассчитывать затраты по максимуму и минимуму, вводите допуски на ошибки.

Зачем рассчитывать трудозатраты и себестоимость подбора персонала

Если у вас есть штатный специалист по подбору персонала – вы сможете оценить его загрузку.

Для этого полученные в этом микрокалькуляторе данные нужно просто перенести в калькулятор для расчета численности, который позволит рассчитать нагрузку с учетом режима и графика работы, а также потерь рабочего времени.

Если вы сами планируете подбирать персонал —  поймете, есть ли у вас возможность выделить достаточно времени для выполнения этой работы.

Сопоставьте стоимость услуг внешних исполнителей с себестоимостью этой работы при выполнении ее силами сотрудников вашей компании и оцените, какой вариант вам выгоднее.

Правда, сначала нужно оптимизировать численность, должностной состав и «стоимость» сотрудников, которым поручен подбор персонала — обязательно расскажу об этом в одной из следующих статей.

Резюме

Понятно, что описанный выше алгоритм расчета не учитывает все детали процесса подбора персонала и качество и скорость работы исполнителя.

Содержание работы и стоимость подбора персонала могут варьироваться в зависимости от способов привлечение соискателей и от того, ищете ли вы одного сотрудника или ваш проект предполагает массовый подбор.

Не стоит считать расценки кадровых агентств всегда заведомо завышенными – на стоимость услуг существенно влияют риски, связанные со спецификой агентского бизнеса.

В каждом случае нужно разбираться, какие работы по подбору персонала стоит выполнять своими силами, а выполнение каких работ полностью или частично стоит поручить сторонним специалистам.

Хотите попробовать самостоятельно рассчитать трудозатраты и расходы на подбор персонала — подпишитесь на этой странице на рассылку свежих статей нашего блога и получите ссылку на таблицу-калькулятор, описанный в этом материале.

Если вам нужно спрогнозировать или учесть все затраты на подбор персонала в различных ситуацияx, читайте статью Расчет стоимости подбора персонала калькулятором HR-ПРАКТИКА: прямые и косвенные затраты, статьи расходов.

Денис Карандашев, hr-praktika.ru

Рубрика: 
Ключевые слова: