Фотография и Самофотография рабочего времени. Цели и результаты

Данные методы являются методом наблюдения, позволяющими достичь нескольких целей и дающими огромнейший материал для анализа!

Состав работ

Прежде всего, вы можете определить состав работ, выполняемых данным специалистом. Оговорюсь ещё раз – эта цель в идеале достигается на этапе планирования техпроцесса, мы же рассматриваем организации с преобладанием так называемого офисного труда, где описание бизнес-процессов отсутствует.

Нормы времени на выполнение работ

Далее – вы можете определить нормы времени на выполнение работ. В данном случае методы фотографии (ФРВ) и самофотографии рабочего времени можно сочетать с хронометражем.

При этом можно определять нормы времени как на отдельные операции, так и укрупнённые – на функцию в целом.

Например, определяя, сколько времени необходимо на функцию «Выдача копии трудовой книжки», можно рассчитать временные затраты пооперационно:

  • на приём заявления от работника,
  • регистрацию заявления,
  • изготовление копии,
  • выдачу копии,

а можно определить норму времени целиком на весь этот комплекс работ.

Структура затраты времени

Вы можете определить структуру временных затрат. То есть с помощью данных методов мы можем в итоге проранжировать все работы, определив, какую долю в составе рабочего времени специалиста занимает каждая из них.

Таким образом можно составить так называемую циклограмму работ. Например, наблюдая за работой специалиста по кадрам, можно увидеть, что в конце года основная доля затрат приходится на подготовку документов к архивированию, на оформление графика отпусков, оформление номенклатурных дел на новый календарный год.

Применяя другую кодировку, о которой я рассказывала в прошлой публикации, мы можем увидеть структуру временных затрат под другим углом. И здесь нужно стремиться к тому, чтобы основную долю работ составляли плановые текущие либо плановые, направленные на развитие.

Если же вы в результате анализа обнаружили, что основную долю работ составляют внеплановые либо организационные, есть серьёзный повод задуматься.

Невыполнение норм времени

Если нормы на выполнение работ у вас уже установлены, с помощью методов ФРВ можно увидеть, выполняются ли они, если не выполняются, проанализировать, почему: связано ли это с неправильно установленной нормой, с проблемами в организации работ либо причины кроются в работнике – его неумении либо недобросовестности.
И результаты такого анализа служат основанием для планирования дальнейших действий: пересмотру норм, улучшению организации труда, обучению работника либо применению к нему мер дисциплинарного воздействия.

Потери рабочего времени

Так как методы ФРВ являются методами сплошного наблюдения – то есть фиксируется вся деятельность в течение определённого периода (например, рабочей смены), легко увидеть так называемые «провалы» в рабочем дне.

И дальше опять же проанализировать, почему теряется время: кроются ли причины в организации труда (неудобное рабочее место, отсутствует либо не действует оборудование, инструменты, неправильно выстроены процессы) либо в деятельности/бездеятельности самого работника (см выше). Результат – план действий по коррекции.

Секреты эффективности

Методы ФРВ также позволяют нам изучить опыт лучших работников. Результаты наблюдения за такими специалистами служат отличной базой для выявления потенциальных зон улучшения.

Их методы необходимо брать на вооружение для дальнейшей оптимизации, а сами такие работники могут выступать в роли наставников, что может послужить дополнительным стимулом для них, инструментом материальной и нематериальной мотивации.

Совершенствование организации труда 

Как мы уже сказали, проанализировав причины невыполнения норм и потерь рабочего времени, а также опыт лучших работников, можно увидеть возможности для совершенствования организации труда.

Иногда уже на этом этапе можно значительно улучшить производительность без особых финансовых затрат, применив методы научной организации труда, например, разместив оборудование в наиболее удобной рабочей зоне, убрав лишние операции из процесса и т.д.

Я бы отнесла к мерам по совершенствованию и обучение персонала. Ведь если выясняется, что невыполнение норм либо потери рабочего времени происходят из-за недостаточного опыта работника, логично обучить его наиболее рациональным методам выполнения работ, о которых мы можем узнать из результатов наблюдения за лучшими работниками.

Оценка работы персонала

Ну и, как мы уже поняли из предыдущих пунктов, результаты ФРВ позволяют нам оценить работу персонала, выявить лучших и отстающих. Лучших нужно поощрять, учиться у них, привлекать их к обучению, с отстающими работать – либо обучать, либо искать возможности перевода на другую работу, либо, если уж совсем безнадёжен – расставаться.

Но ведь есть ещё огромный пласт так называемых середнячков – вот их-то работу также можно сравнивать и оценивать с помощью ФРВ. Можно использовать элементы ФРВ в качестве отчётов о проделанной работе, которые являются первичными документами для выплаты премий, установления надбавок.

Модернизируя форму листа наблюдения, применяя различные кодировки и добавляя графы, можно изучать различные аспекты трудовых процессов. Но об этом  - далее…

Необходимо помнить, что при использовании вышеуказанных методов существует ряд ограничений.

 Татьяна Самородских, nashtrud.blogspot.ru

Рубрика: 
Ключевые слова: